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    合同存档管理

    2017-08-05  必发娱乐  本文已影响   字号:T|T

    篇一:合同档案管理制度(2014.2)

    合同档案管理制度

    第一章 总 则

    一、为了规范公司合同档案管理,有效地收集合同签订和履行过程中的有价

    值材料,维护公司的经济利益,降低经营风险,特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相

    关的具有保存价值的材料形成。

    第二章 合同分类

    一、采购合同:指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产

    等而签订的合同或框架协议。

    二、销售合同:指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

    三、技术服务合同:指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订

    的合同。

    四、产品合作合同:指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或

    委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

    五、测试协议:指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议:指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同:指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动

    合同。

    八、财务合同:指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同:指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同:区别于上述类别的其他合同或协议。

    第三章 档案管理的责任分配

    一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档;非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

    二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。

    第四章 文件合同归档要求

    一、文件合同编号规则

    合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位,其余均为12位。

    文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

    基本模式:

    ST - 2004 - XS - 0001 - HT

    公司号 年度号 分类号 顺序号 部门代码

    1. 年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成,指文件材料形成的年度。 2. 分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予

    识别代码。

    3. 顺序号:顺序号4位,用阿拉伯数字表示:0001、0002 …… ,表示

    公司当年某一类合同的序号。

    4. 部门代码: 部门代码仅限销售合同,为各部门的汉语拼音简称; 二、合同签订人在合同上签字后,由签订人或经办人办理合同评审手续;经领

    导审批后,到档案管理员处编号并登记,到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员,并

    按月将合同的所有档案资料提交完整。

    四、所有档案资料整理完整后,每月月初部门档案管理员办理档案移交,填写

    《档案移交单》,双方签字认可,管理专员归档。

    五、所有以公司名义签订的有效合同(订单)原件一律要求在公司归档,各部

    门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单,以电子邮件或传真的形式发给各部门,各部门须将合同按要求归档。

    六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料,制作《合同

    档案汇总表》提交经营管理部,并填制《档案归档单》归档。 七、公司各部门的投标标书文件,无论是否中标,都要求在投标后1个月内将文

    件的电子文档(或光盘)交档案管理员存档。

    第五章 合同档案保管期限及销毁

    一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 二、合同金额在50万元(不含)以下的保存10年;

    合同金额在100万元(不含)以下的保存15年; 合同金额在5000万元(不含)以下的保存50年; 合同金额在5000万元以上的永久保存。 三、档案销毁

    1.任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

    2.各档案管理人员应定期对档案进行检查。

    3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合

    同文档的安全。

    4.凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记,经主管业务负责人批准后,专人监销,由档案管理专员销毁,并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

    第六章 档案借阅

    一、公司合同原件,一般不予借出。

    二、特殊原因需要借阅公司档案的,若借阅本部门签订的合同,应填写借阅申

    请单,经部门经理审核后,到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同,则除本部门经理签字外,还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。

    三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的,

    必须再次办理借阅手续(续借)。对逾期1周仍不归还者,由档案管理员下发催还单,此后一周内仍不归还者。

    四、借阅人应注意档案安全和保密,严禁涂改,转借、损坏、遗失。

    第七章 责罚制度

    一、公司各部门凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一

    经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款200元,并予以通报批评。

    二、公司所有员工凡违反第六章第四条,泄露公司档案机密的,涂改、拆散或

    未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款200-1000元,并予以通报批评;

    三、公司所有员工违反第六章第三条,不按借阅期限归还的,限期归还并责令

    其当事人写出书面检查,并对借阅人进行绩效处罚100元;

    四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况,应立即报告档案归档部门

    并办好补办手续,同时对借阅人进行绩效处罚100元;如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资,并视情况严重程度追究其相关责任。

    五、不按规定存放电脑档案,不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予

    通报批评。

    六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的,公司将追究其法

    律责任。

    第八章 附 则

    一、 本制度由行政部门负责解释及修改,由总经理办公会批准后执行。该规

    定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

    二、 本制度自下发之日起执行。 三、 附件

    附件1 《档案移交单》

    附件2 《档案借阅单》 附件3 《档案销毁清单》 附件4 《合同登记本》

    附件1:

    附件2:

    附件3:

    篇二:如何有效管理合同档案

    如何有效管理合同档案 摘要:合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用;本文作者结合多年工作经验,就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。

    关键词:合同档案管理

    前言

    合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。

    一、合同档案的收集

    合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

    如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。

    对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。

    合同审批单

    二、合同档案管理模式

    在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好

    地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。

    另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行

    “重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。

    鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。

    三、合同档案保管的划分

    对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。

    例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

    四、对变更、撤销和失效合同的管理

    对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。

    《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。

    五、合同档案信息资源的开发

    长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。

    积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。

    首先,合同管理对信用档案体系的形成和完善具有积极作用。建立社会信用体系的目的在于整顿和规范市场经济秩序,形成诚信为本,操守为重的良好风尚。其功能实现方式之一就是对社会、企业、个人诚实守信或违法违约行为进行惩恶扬善。对企业自身而言,通过收集本企业在工商、信贷、税收、合同、社会公益等方面的成果(包括所获得的资质证书、凭证及相关资料等) ,构筑本企业信用体系架构,可以树立和展示本企业良好的资信形象,提升信用等级。尤其是在合同管理方面,通过规范的合同管理,取得政府部门认证的“重合同守信用”企业称号,无疑对树立、宣传本企业的良好信用大有裨益。因此,完善的合同档案管理有利于丰富社会和企业“信用管理体系”成果。

    其次,在合同管理中引入信用管理机制,有利于提高科学管理水平,避免损失。例如,合同签订前,对签约方资信(信用等级) 进行信用调查和分析评估;合同执行中,对合同执行情况进行跟踪监督、分析评价,及时发现风险并采取应对措施;合同履行后,对合同执行情况进行统计汇总,发掘有效信用信息,确定(修改) 客户信用标准,建立动态的客户信用等级等。从而使企业具有一定的识别、评估和规避客户信用风险的能力。从这个意义上说,合同档案也是企业建立“客户信用管理体系”的重要信息流。可见,合同档案信息资源的开发一旦与资信体系的建立相结合,两者相得益彰,将会焕发出长久的生命力。积极探索二者建立关联的模式、方法和深度,并加以提炼开发,恰恰是合同档案编研新的切入点。

    篇三:合同档案管理办法

    1. 总裁办对内外的接待流程

    对外:

    1.笑脸相迎,茶水相待。

    2.询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。

    3.索要名片。

    4.及时向董事长请示。

    5.按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。

    6.根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐

    对内:

    1. 询问员工具体情况

    2. 及时向董事长请示

    3. 按董事长意见引见,接待

    2.合同档案建立及流程制度

    一、目的

    加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

    二、 适用范围

    适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

    三、 术语和定义

    1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

    2、 档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

    四、 职责

    1、 行政中心:

    1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。

    2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;

    3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;

    4) 负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。

    5) 提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

    6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

    2、 其他各部门相关人员:

    1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心;

    2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件;

    3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;

    4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;

    3、 各部门主管人员

    1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

    1、 档案管理细则

    1)档案资料的归档范围

    ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;

    ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

    ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;

    ⑷公司领导的批示、指示等;

    ⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

    ⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

    ⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

    ⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

    ⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

    ⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;

    ⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; ⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料; ⒀财务档案资料;

    ⒁各种实物档案;

    ⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。

    2、档案资料的归档要求

    ⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

    ⑵ 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政中心以影印本归档。

    ⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

    ⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

    ⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。

    3、档案资料的归档时间

    ⑴ 时归档

    下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档: a) 公司规定的密级文件; b) 重要文件,如政府批文、核准文件、证照等; c) 合同、协议书等正本及过程资料; d) 公司干部任免的文件材料以及必发娱乐职工奖励、处分、考核的文件材料; e) 其他认为需要即时归档的资料。

    ⑵定期归档

    a) 部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案清单交行政中心; b) 部门每年3月底前

    归档上年度文件与资料,并移交公司行政中心;

    ⑶电子声像档案的归档

    a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 b) 一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c) 每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归

    档电子文件数据集,行政中心 核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

    4、档案交接

    ⑴部门内档案交接

    部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门负 责人指定的接收人核实无误后签字,行政中心见证。

    5、档案移交公司的流程

    a) 经办部门检查文件或档案,编制移交清单;

    b) 行政中心根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对; c) 档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份;

    6、档案保管

    ⑴档案编号

    a) 档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

    b) 档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

    c) 档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。 d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求,组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

    e) 建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。

    7、附则:本办法由公司行政中心制定并负责解释。

    篇四:合同归档管理制度

    合同归档管理制度

    1.目的

    为进一步规范、加强集团各类合同归档管理,避免遗失,便于查询,统一归档,特制定本制度。 2.适用范围

    适用于集团(含集团下属各分/子公司)各类合同的管理。 3.职责

    3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门; 3.2 总裁办是本制度执行的监督部门; 3.3 各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理(详见下表)

    5.归档管理

    5.1各部门指定专人进行合同归档管理,各类合同经集团领导审批签订并履行完后,合同签订部门进行复印、扫描,原件(包括:《文件处理单》及相关附件)送至原件保管部门进行存档保管,复印件、扫描件由合同签订部门自行保管(如有多余原件,合同签订部门自行保管一份);

    5.2原件保管部门收到合同原件后,对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理;

    5.3电子归档处理完后,对合同原件进行纸档分类保存,并建立查询目录;5.4市场运营中心(含分/子公司)的各类合同(非人事类),商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理

    6.1合同查询先从部门内部进行查询,如无法查询,再到原件保管部门进行查询(此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一);

    1

    6.2如需查询或使用原件,需填写《合同借阅申请单》(详见附件:《合同 借阅申请单》)。 7.交接管理

    7.1各部门合同管理人因辞职或异动,需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接(包括:纸档、电子档),交接时需列《合同交接清单》; 7.2辞职或异动手续办理时,人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定,于2016年04月21日生效。

    附件:《合同借阅申请单》

    2

    合同借阅申请单

    注:1.此申请单由合同借出部门存档;

    2.合同借阅归还后此单交还借阅人;

    3.如到期还未归还的,出借部门需与借阅人再次确认归还日期。

    合同借阅申请单

    注:1.此申请单由合同借出部门存档;

    2.合同借阅归还后此单交还借阅人;

    3.如到期还未归还的,出借部门需与借阅人再次确认归还日期。

    3

    篇五:合同档案管理制度

    合同档案管理制度

    一、合同档案管理原则

    本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和,其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本,以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料,都必须及时归档,个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段,通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护单位的权益。 二、合同档案管理办法

    为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定合同档案管理制度。

    1、合同档案由市场中心集中统一管理,以确保档案的完整和有效利用。

    2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。

    3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系, 由合同管理员负责合同文档管理。

    4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用,按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档,做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。

    5、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。

    6、加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,合同文档分类编号,编制合同统计清单。

    7、应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

    8、做好合同管理的保密工作,未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本,须经集团领导签字同意后,方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出,督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。

    9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施,以确保合同文档的安全。

    10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

    11、合同文档的密级为机密,任何人不能擅自将合同对外公开、复印,违者视情节予以处罚。 三、合同档案的移交

    1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。

    2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册,具有 保存价值的技术资料向移交合同管理员。

    3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须 层次分明,符合其形成规律。

    4、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后,方为完成交接手续。 附件:1、合同借阅登记表; 2、合同档案移交清单。

    合同借阅登记表

    合同档案移交清单

    篇六:合同档案归档制度

    合同档案归档制度

    为规范股份公司合同文档管理工作,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,保证合同档案的完整性及保密性,杜绝资料流失,特制定本制度。

    一、合同档案归档范围

    本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括:合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料。

    二、合同档案管理原则

    1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、安全和有效利用。

    2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。

    3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。

    三、合同档案的移交

    1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件(包括:合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料)移交办公室1份。

    2、合同文档移交时,必须在《合同档案交接表》上登记,以双方签字认可后方为完成交接手续。

    四、合同档案的归档

    1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。

    2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

    3、必须建立合同档案管理台账,记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的(合同总额)、履行情况等事项,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

    4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后,及时系统整理、装订归档,并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。

    5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。

    6、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。

    7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。

    五、合同文档的查阅

    1查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经主管领导、办公室主任签字同意后,合同管理员方可办理借用、调阅手续。合同借用、调阅原则以影印件借出,合同原件无特殊情况不得外借。

    2、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

    3、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

    六、合同档案的监督检查

    股份公司综合办公室具有对各成员企业合同档案监督检查职能,利用每半年一次的档案管理监督检查,对合同档案一并检查考核。

    七、本制度由股份公司综合办公室负责解释,自下发之日起执行。

    篇七:企业合同档案管理办法

    企业合同档案管理办法

    为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现

    公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。 三、合同文档的管理办法

    1、合同文档以产品类别结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则:沙龙电游产品称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:JYJT-201102-001(绝缘接头2011年2月份第1号合同)

    3 凡以单位名义签订的合同,均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,并向市场部部备案。

    4、各相关部门和总经理依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

    6、 合同承办部门和市场部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由市场部保管,承办部门只留存影印件。

    7、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。 8、 合同台帐应包括以下内容: (1)合同名称; (2)合同主体;

    (2)合同内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);

    (4)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);

    (5)合同所附资料;

    (7)其他应当记载的重要内容。

    7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由市场部甄别并予以归案。

    8、市场部要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利于工作。 9、各部门员工可在市场部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,方可在市场部办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

    11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

    12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

    13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催款。

    四、合同文档的移交

    1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交市场部存档。

    2、 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次

    分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

    市场部

    后附:1、各产品合同编号 2、合同档案移交清单 3、企业合同管理台账一4、企业合同管理台账二

    2012年05月14日

    各产品编号(名称首字母)

    合同档案移交清单

    篇八:合同部合同原件存档管理办法

    合同部合同原件存档管理办法

    为规范合同部合同文本原件的管理工作,进一步提高合同管理水平,特制定本管理办法。

    一、本办法所指的合同原件指由合同部归口管理的各类合同的原件及其相关文件资料。

    ? 合同部归口管理的合同包括:临建/基建合同、商业保险合同、咸宁核电

    项目主合同、主合同项下分包合同、软件合同、专业化施工协议、大件运输/吊装合同、各类专业承包合同等。

    ? 相关文件资料包括:合同新增协议、附件,合同变更产生的有必要与主

    合同文本一起存档的文件等。 二、合同原件管理原则

    1、合同部指定专人负责整理、保管上述所有合同文件原件,以确保合同档案的完整、完全和使用的严格性。此专门人员不得为试用期或临时借调人员。

    2、合同部为合同文本原件的保管配备专门的文件柜。文件柜钥匙除指定的专门管理人员配备一套外,其余均有合同部经理管理。

    3、合同原件指定管理人员接收合同文本进行存档前应进行相应的核实工作。如核实是否有缺页、漏页等。

    4、合同原件指定管理人员应建立合同原件存档管理台账。每次接收存档合同后应及时在台账中进行录入。台账形式参见附件一。

    5、合同原件指定管理人员至少每年对存档的合同原件进行一次核查。核查合同实际存档情况与台账是否一致,存档台账和合同签订台账是否一致等。

    6、合同部提供的合同原件存档条件必须防火、防潮以确保合同文档的安全。 7、合同部存档的合同文本原件最短保存期为该合同执行完毕后年。 8、本规定涉及的存档合同的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,

    否则视情节的严重性予以处罚。

    三、合同原件的合理使用

    1、按本办法规定存档的合同文本,一经存档,除合同部内部因工作开展的需要进行合理使用外,不对其他部门提供合同原件复印、扫描、借阅等使用。

    2、合同部以外其他部门对本办法中涉及的合同的使用仅限于不含商业价格信息的电子版(财务部除外)。

    3、合同部工作人员向外提供电子版合同文本时必须获得合同部经理的同意方可进行。另提供合同文本时,对价格等商业信息应先进行遮盖等处理后,方可提供。

    4、合同部工作人员使用本办法规定的合同原件时仅限于合同部办公室内,不得私自带出。若因私自带出或其他不当使用行为造成合同信息泄露的,将视情节的严重性予以处罚。

    5、合同原件专职管理人员取用合同文件时,不得长时间将文件柜柜门敞开,使合同原件文件的保密性受到威胁。

    6、除合同部经理、合同原件指定管理人员及经合同部经理批准人员外,其他合同部工作人员保存的电子版合同文本不得包含价格信息。

    7、确因工作需要(如重大工程索赔等),其他部门需查阅合同文本原件时,需经合同部经理、合同部主管经理同意后方可进行。

    四、其他

    本管理办法自2011年月日开始实施。

    合同部 2011.04.11

    中国核工业二三建设有限公司咸宁筹备处

    附件一:合同存档记录表

    篇九:合同台账档案管理制度

    合同台账、档案管理制度

    台账管理

    第一条 为保证合同台账资料完整、统一,规范企业各类合同的管理,特制定本办法。

    第二条 凡以公司名义签订的合同,均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,并向公关法务部备案。

    第三条 合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员,负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。

    第四条 合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账,并对重大合同进行备案审查,协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。

    第五条 合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。

    第六条 合同台帐应包括以下内容: (一)合同名称; (二)合同主体; (三)合同内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项); (四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间); (五)合同所附资料; (六)其他应当记载的重要内容。

    第七条 合同台帐应附以下资料:

    1、合同正本或副本;

    2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;

    3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明;

    4、补充合同、会议纪要、往来函电;

    5、有关的重要资料。

    第八条 合同台帐管理人员,有权对合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

    第九条 使用或借用合同台帐资料,应当办理使用或借用手续,使用人或借用人应妥善保管合同资料,不得损坏或遗失,更不得擅自涂改或更换;办理结束后,应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果,将追究相关责任人责任。

    第十条 本办法由法务部制定并解释,自颁布之日起执行。

    档案管理

    为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。

    一、 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

    二、 合同档案管理原则

    1、 合同档案实行公司财务部集中统一管理,以确保档案的完整、

    完全和有效利用。

    2、 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。

    3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。

    三、 合同文档的管理办法

    1、 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

    2、 合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:TGB-201102-001(推广部2011年2月份第1号合同)

    3、 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人,承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。

    4、 各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

    5、 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。

    6、 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由财务部保管,承办部门只留存影印件。

    7、 保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案。

    8、 财务部要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。

    9、 各部门员工可在财务部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,方可在财务部办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

    10、 合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同

    文档的安全。

    11、 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

    12、 合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

    13、 已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催款。

    四、 合同文档的移交

    1、 各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。

    2、 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改

    变。

    3、 合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

    宁夏友厦建设集团有限公司

    2010年9月27日

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